La digitalització de documents i factures és un pas clau per millorar l’eficiència i la seguretat en la gestió financera de les empreses. Actualment, comptar amb un sistema de digitalització de factures no només facilita el control de la comptabilitat, sinó que també permet una gestió més àgil dels estats financers d’una empresa. En aquest article, t’expliquem com digitalitzar factures i documents de manera ràpida, segura i conforme a la normativa, i per què aquesta eina és imprescindible per a qualsevol negoci.
Per què és important digitalitzar les factures?
La digitalització de factures aporta múltiples avantatges a les empreses, ja que optimitza processos, redueix costos i millora l’accés a la informació financera. Mitjançant la digitalització, les empreses poden emmagatzemar les factures de manera ordenada i segura, facilitant la consulta dels estats financers en temps real i evitant la pèrdua de documents importants. A més, la digitalització permet automatitzar certs processos, com el registre de factures al sistema comptable o la generació d’informes financers.
Com digitalitzar factures i documents de manera ràpida i segura?
Hi ha diverses maneres de digitalitzar factures de manera eficient i conforme a la legislació vigent, especialment segons els requisits de l’Agència Estatal d’Administració Tributària (AEAT).
Perquè la digitalització de factures compleixi amb els requisits legals de l’AEAT, aquestes han d’incloure elements com la signatura electrònica, el número de factura, la data d’emissió, les dades de l’emissor i el receptor, així com el desglossament de l’IVA. A més, les empreses han de garantir que els documents digitals es mantinguin segurs i accessibles per complir amb la normativa fiscal. Hi ha plataformes de digitalització que faciliten la integració amb l’AEAT, simplificant així el procés de compliment normatiu.
Una de les maneres més ràpides i segures de digitalitzar factures és a través d’una aplicació específica per a la digitalització de factures. Aquestes aplicacions permeten escanejar i emmagatzemar les factures automàticament, assignant a cada document el tipus de despesa o ingrés que li correspon. Algunes solucions incorporen tecnologia OCR (Reconeixement Òptic de Caràcters), que extreu automàticament la informació rellevant de les factures, com l’import, la data, les dades de l’emissor i el concepte de la factura. Això no només facilita el procés de digitalització segons els requisits de l’AEAT, sinó que també assegura que la informació es guardi de manera precisa i organitzada.
Per tot això, pots modernitzar el teu sistema de gestió documental amb el nostre servei d’Arxiu Digitalitzat de Factures. Digitalitzem i organitzem les teves factures de manera eficient, proporcionant-te accés ràpid i segur a la informació clau. Aquesta solució no només millora l’accessibilitat, sinó que també redueix el risc de pèrdua de documents físics, garantint una gestió documental més eficaç.
Beneficis de digitalitzar factures amb Contamax
✅ Estalvi de temps: Processa i emmagatzema factures més ràpidament que en paper.
✅ Més seguretat: Protegeix les factures de pèrdues o danys.
✅ Millor organització: Classifica i localitza factures fàcilment.
✅ Compliment fiscal: Facilita el compliment amb l’AEAT.
✅ Automatització: Redueix errors i millora l’eficiència en els processos comptables.
Com t’hem explicat, a Contamax t’ajudem a implementar solucions digitals per optimitzar la teva facturació i millorar la teva gestió financera de manera ràpida i segura. Si vols fer el pas cap a una gestió més eficient, contacta amb nosaltres!
O